Настройка отчетов в 1с предприятие. Настройка типовых и внешних отчетов

Отчеты 1С 8.3 — это специальный объект метаданных, предназначенный для формирования удобного для пользователя представления данных из таблиц базы данных 1С.

Разберемся, как настроить отчеты, для чего они нужны, чем отличаются внешние отчеты от встроенных и чем отличаются отчеты от обработки.

Для того чтобы создать или настроить отчет, необходимо знать встроенный и . Как ни крути, в основе создания практически любого отчета лежит первоначальный запрос, который получает данные. Эти данные мы обрабатываем и выводим в удобной пользователю форме.

Отчеты — это главное в любой информационной системе, поэтому фирма 1С обратила на разработку отчетов пристальное внимание и создала большое количество конструкторов и механизмов для их создания.

Рассмотрим основные методики создания отчетов

Как сделать отчет в 1С с помощью макета

Создание с помощью макета — самый рутинный способ. Однако к нему часто прибегают от безысходности, т.к. в этом способе разработчик полностью прописывает кодом каждое действие, а значит, мы можем сделать всё что угодно. Этим не могут похвастаться другие механизмы.

Но в этом случае все пунктики, меню и прочие «бантики» придется прописывать вручную, что очень трудоёмко.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Создание отчета с помощью конструктора выходной формы

Конструктор выходной формы — встроенный в платформу механизм, который облегчает разработку отчета. Конструктор доступен только для обычных форм.

Конструктору указывается запрос и все необходимые параметры будущего отчета, а он, в свою очередь, генерирует модули и формы отчета. Механизм основан на объекте встроенного языка 1С 8.2 — ПостроительОтчетов .

Создание отчета с помощью Универсального отчета

Универсальный отчет имеет большой функционал, удобный интерфейс настроек, привычный пользователю:

Отчеты на основе Системы компоновки данных

Это самый прогрессивный метод создания отчетов в 1С, рекомендованный и самой фирмой 1С. появилась в платформе 1С в версии 8.1.

СКД позволяет создать несложные отчеты вообще без строчки программирования, потому что он имеет очень гибкий и функциональный конструктор создания схемы компоновки данных:

Во всех последних конфигурациях все отчеты написаны с использованием системы компоновки данных.

Чем отличаются внешние отчеты от встроенных

Как написано в документации — ничем. Механизм внешних отчетов был создан для того, чтобы отлаживать отчеты в процессе разработке.

Единственное отличие при разработке решения — Вы не можете обратиться к внешнему отчету «по имени», в отличие от встроенного отчета.

Чем отчет отличается от обработки

На самом деле — практически ничем. Главное различие — назначение использования объекта: отчеты нужны для отображения информации, а — для изменения информации.

Основные различия в свойствах: в отчетах можно указать Основную схему компоновки данных (СКД) и указать настройки для сохранения параметров отчетов.

В данной статье я покажу различные примеры, как настраиваются типовые отчеты в конфигурациях 1С:Предприятие 8.

Для примера разберем настройки бухгалтерских отчетов (ОСВ по счету) и управленческих (Остатки и доступность товаров) в 1С:Комплексная автоматизация 2.0 (в других конфигурациях все аналогично).

Настройка оборотно-сальдовой ведомости

Настройка полей группировки

Окно настроек состоит из нескольких вкладок, на первой вкладке настраивается группировка строк:

Состав группировок отчета определяется количеством строк в таблице, также необходима установка галки в строке. На скрине выше видим, что при данной настройке вся информация в отчете сгруппируется по работникам. Давайте для примера добавим еще одну группировку, нажимаем Добавить:

В открывшемся окне программа предлагает все доступные поля для выбранного счета ОСВ. Но т.к. это поля ссылочного типа, то мы можем выбрать не только их непосредственно, но и их вложенные поля. Для примера выберем пол работников:

Передвинем группировку по полу выше по иерархии, чем группировка по сотрудникам и переформируем отчет:

Теперь отключим группировку по сотрудникам:

Получим уже другой вид:

Теперь давайте сменим периодичность выводимых данных, например помесячно:

Переформируем:

Отборы в отчете

На второй закладке настроек задаются различные отборы:

Можем использовать те отборы, которая система предлагает автоматически (по подразделению и работнику), а можем добавить свой фильтр. Например, по полу сотрудников:

На третьей закладке выбирается состав числовых показателей, выводимых в отчет:

Дополнительные поля в отчетах

На следующей закладке можем добавить дополнительные поля в отчет (для примера расположим их в отдельных колонках):

Добавим дату рождения сотрудников:

Появилась новая колонка в отчете:

Сортировка в отчетах

На предпоследней закладке указываются поля по которым необходимо прозводить сортировку в отчете, установим сортировку, например, по возрастанию даты рождения:

Условное оформление отчета

На последней закладке задаются различные оформительские фичи. Например, можем изменить цветовую схему отчета:

Также можно манипулировать с цветом фона, текста, шрифтом, шириной и высотой колонок и т.п.

Для примера, добавим еще один элемент оформления и выделим всех сотрудников, которые родились до 01 января 1970 г.:

На первой закладке установим цвет фона:

На второй закладке установим отбор сотрудников по дате рождения:

На третьей выберем оформляемые поля (если не выбирать, то оформление применится полностью ко всей строке):

На последней закладке можно выбрать, в какой именно области отчета использовать оформление. В нашем случае неактуально, т.к. выбранное поле Сотрудники у нас только в группировке:

Получилась такая таблица элементов оформления:

Переформируем отчет:

В настройках отчета также можно выбрать необходимость вывода заголовка, единиц измерения (если в отчете есть номенклатура) и подписей. Давайте добавим подписи:

Настройка отчета Остатки и доступность товаров

В первую очередь переключим вид настроек на расширенный , чтобы увидеть все доступные возможности.

На первой закладке настраиваются различные отборы (можно использовать предложенные системой или добавить свои с помощью одноименной кнопки):

На второй закладке настраиваются доп. поля, выводимые в отчет (дополнительные колонки) и выбираются поля сортировки:

На третьей закладке настраиваются элементы условного оформления (аналогично предыдущему отчету):

На последней закладке настраивается структура отчета (перечень группировок строк и колонок):

Давайте для примера немного изменим структуру - характеристику сделаем отдельной вложенной группировкой номенклатуры.

Для этого выделяем группировку с номенклатурой и добавляем вложенную группировку:

Выбираем поле группировки - характеристику:

Теперь уберем характеристику из группировки по номенклатуре, для этого кликнем на ней 2 раза:

В открывшемся окне снимаем признак использования поля:

Получилась требуемая структура:

Переформируем отчет:

Здесь видим, что для большинства товаров поле осталось пустым (т.к. в этих товарах характеристики не используются), но вместе с тем есть и такие, где мы получили то, что хотели.

Все проделанные с отчетами изменения можно сохранить (чтобы не настраивать каждый раз).

В бухгалтерских отчетах здесь:

А в управленческих вот так:

В других бухгалтерских и управленческих отчетах (и зарплатных) тоже все происходит аналогично.

Настройка отчетов 1С

В процессе работы с программами «1С:Предприятие» все пользователи сталкиваются с необходимостью просмотра и анализа информации в отчетах. Для удобной работы важно не только знать все отчеты системы, но и уметь их настраивать для удобного отображения данных.

В этой статье мы рассмотрим основные принципы настройки отчетов на примере программы «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».  

Формы настройки отчетов 1С

Практически любой отчет имеет свою собственную форму настройки. Открыть ее можно с помощью кнопки «Настройка» на

Форму настройки можно смотреть в двух вариантах: стандартном и расширенном.

Пример стандартной формы настройки:

Пример расширенной формы настройки:

Рассмотрим стандартную форму настройки, так как она удобнее и проще.  

Стандартная форма настройки в отчетах 1С

Стандартная форма настройки содержит несколько окон для ввода настроек:

• Показатели
• Группировки строк
• Группировки колонок
• Отборы

Также здесь есть настройка периода и некоторые другие опции.

Рассмотрим влияние каждой настройки отчета на примере ведомости по товарам на складах.

Меню: Отчеты - Запасы (склад) - Ведомость по товарам на складах

Прежде всего нужно понять, для чего служит отчет и какую информацию в нем можно получить. Например, ведомость по товарам на складах содержит данные об остатках товаров на складах компании.

Для начала попробуем сформировать отчет без каких-либо настроек. Т.е. уберем все флаги в показателях, удалим все группировки, снимем настройку периода и другие флаги.

В результате такой настройки мы получим пустой и абсолютно бесполезный отчет:

Таким образом, если мы не указываем программе каким образом выводить данные, она их не выводит!

Выбор данных для построения отчета

Какие именно данные можно вывести в отчете определяется в таблице показателей.

Здесь перечислены все возможные данные, которые мы можем получить из отчета. Если показатель отмечен флагом, то он будет показываться в результате.

Для ведомости по товарам на складах показателями являются:

• Начальный остаток (в базовых единицах)
• Приход (в базовых единицах)
• Расход (в базовых единицах)
• Конечный остаток (в базовых единицах)
• Оборот (в базовых единицах)
• Начальный остаток (в единицах отчетов)
• И т.д.

Для отчета «Продажи» показатели иные:

• Количество
• Сумма продажи
• Сумма продажи без скидок
• И т.д.

Каждый отчет имеет свой собственный список показателей, который определяет, какие именно данные можно посмотреть в отчете.

В нашем отчете мы отметим показатели:

В результате получим следующий отчет:

Обратите внимание, программа подготовила колонки для каждого показателя, но сами данные не вывела.

Почему? - Потому что она не знает, в какой детализации мы хотим вывести данные.

Например, нам может быть нужно только общее количество всех товаров на всех складах, а может быть нужна информация по каждому товару и складу. Вариантов очень много!  

Указание способа детализации данных в отчетах

Для указания способа детализации данных служат:

• Группировки строк
• Группировки колонок
• Флаг «Выводить общие итоги»
• Флаг «Выводить детальные записи»

Выводить общие итоги для отчета

Если вы хотите посмотреть данные отчета без какой-либо детализации, просто поставьте флаг «Выводить общие итоги»:

В результате отчета вы получите данные за весь период по всем складам и товарам:

Таким образом мы узнали, что за все время пользования базой на наши склады поступило 12085 товаров, было продано/списано 1545 товаров, а текущий складской остаток - 10540. Хотя обычно этой информации недостаточно.

Группировки строк в отчетах

Чтобы как-то детализировать выводимую информацию, можно добавлять группировки строк и колонок. Т.е. указывать программе, что нужно вывести не только общее количество, но еще и количество по каждому складу/товару/цвету/дню.

Добавим в группировки строк «Склад». Для этого нажмем кнопку «Добавить» и в окне выбора поля отметим «Склад»:

Настройка отчета:

Отчет примет следующий вид:

Таким образом, мы попросили программу детализировать информацию по каждому складу, и она это сделала. Можно добавлять еще группировки и получать более детальную информацию.

Например, добавим группировку «Номенклатура»:

Получим следующий отчет:

Примечание: порядок расположения группировок имеет важное значение. Если мы поменяем склад и номенклатуру местами, то получим другой отчет.

Сначала отображается информация по товару, а внутри расшифровка по складу:

Тип группировки

Обратите внимание, что у каждой группировки имеется тип, который также влияет на отображение отчета.

Тип может принимать следующие значения:

• Элементы - отображение детализации только по элементам.
• Иерархия - детализация по группам и элементам справочника.
• Только иерархия - детализация только по группам.

В качестве примера можно указать у номенклатуры тип группировки «Иерархия».

Тогда отчет примет следующий вид:

Мы видим информацию сначала по складу, потом по группам товаров, потом по самим товарам.

Благодаря типу группировки вы можете смотреть информацию в отчетах с учетом иерархии справочника или без нее.

Группировки колонок

Группировки колонок имеют на отчет такое же влияние, как и группировки строк. Но с одним важным отличием - детализация отчета в этом случае делается не «вниз», а «направо».

В качестве примера перенесем группировку «Склад» из строк в колонки. Для этого можно воспользоваться синими стрелками, или просто удалить группировку в одной таблице и добавить в другую.

Полученный отчет:

В отчете мы видим информацию по каждому товару и складу. При этом товары показываются слева, а склады наверху. Информация по каждому складу появляется справа, в виде отдельных колонок.

Группировки колонок чаще всего используют для одного (максимум двух) показателей, а в качестве самой группировки используют справочник с небольшим количеством значений. Иначе отчет получается слишком широким и его сложно анализировать/печатать.  

Ограничение данных, выводимых в отчете

Помимо придания отчету нужного вида, очень часто бывает необходимо ограничить состав выводимых данных. Хотя бы потому, что при большом объеме данных сложно найти какую-то конкретную строку. Например, мы хотим посмотреть остаток по товару «Телевизор JVC». Без дополнительных настроек найти остаток по товару достаточно сложно.

Если вы хотите ограничить состав выводимых данных, используется настройка периода и отборы.

Настройка периода нужна для ограничения по времени (если хотим сформировать отчет за год, месяц или любой другой произвольный период). Отборы используются для всех остальных ограничений.

Отборы

В нашем примере с телевизором нужно поставить отбор на номенклатуру, выводимую в отчете:

Ставим флаг напротив отбора «Номенклатура», тип сравнения оставляем «Равно», а в качестве значения выбираем сам товар.

Полученный отчет позволяет быстрее найти нужную информацию:

Помимо стандартных отборов, которые уже выведены на форму (в данном отчете это склад и номенклатура), вы можете добавлять и другие. Для этого используйте кнопку «Добавить» в отборах и выбирайте одно из доступных полей.

Важно: стандартные отборы доступны и без открытия формы настройки. Для их отображения нужно нажать кнопку «Быстрые отборы» на форме отчета.

Типы сравнения в отборах

В отборах важно выбрать правильный тип сравнения.

Возможны следующие варианты:

• Равно - отчет выведется только по указанному значению.
• Не равно - отчет выведется по всем значениям, кроме указанного в настройке. Например можно посмотреть остатки по всем складам, кроме главного.
• В списке - в качестве значения указывается список из нескольких элементов, данные выводятся по всем значениям из списка. Например, можно посмотреть остатки по трем интересующим покупателя вентилятора.
• Не в списке - в качестве значения указывается список значений, данные выводятся по всем значениям, которые не принадлежат этому списку.
• В группе - используется для иерархических справочников. В отчете будет информация только по элементам входящим в указанную группу (например, по всем товарам, входящим в группу «Компьютеры»).
• Не в группе - используется для иерархических справочников. В отчете будет информация по всем элементам, кроме входящих в указанную группу (например, всем товарам, не входящим в группу «Компьютеры»).
• В группе из списка - выбирается список из нескольких групп, показываются данные по всем элементам, входящим в перечисленные группы
• Не в группе из списка - выбирается список из нескольких групп, показываются данные по всем элементам, не входящим в перечисленные группы
• Меньше, меньше или равно, больше, больше или равно - математические операции сравнения для чисел. Например, можно посмотреть все товары, остаток которых больше 10 шт.
• Интервалы (><,<=>, <>=,<= >=) - используются для проверки вхождения значения в указанные интервалы. Используется для дат и чисел.

Настройка периода

Для ограничения периода выводимых данных используется настройка периода. Период можно настраивать как в форме отчета, так и в форме настроек.

Например, если мы хотим посмотреть движения товаров на складе за 2011 год, то период с 01.01.2011 по 31.12.2011.

В результате мы увидим:

• Начальный остаток на 01.01.2011
• Приход товаров за 2011 год
• Расход товаров за 2011 год
• Конечный остаток на 31.12.2011 (на конец дня)  

Мы убедились, что благодаря настройкам внешний вид отчета может очень сильно изменяться. Конечно, не все необходимые отчеты вы сможете получить в базе, не прибегая к помощи программистов и доработкам. Но многие из них вы можете настроить самостоятельно.

Когда вам нужно получить какие-либо данные из базы, проделайте следующие действия:

Примеры настроек

Пример 1 - Поступления товаров на склад по месяцам

Предположим нам нужно получить отчет, отражающий поступления товаров на главный склад по месяцам за 2011 год. Отчет должен иметь следующий вид:

Для получения данной информации мы можем использовать отчет «Закупки» (отражает только покупку у контрагентов), или отчет «Ведомость по товарам на складах» (показывает любые поступления на склад). Воспользуемся ведомостью по товарам на складах.

Вопрос	Ответ
	Нас интересует приход товара на склад. В качестве показателя выберем «Количество (в базовых единицах) - Приход»
	Отчет нужно сформировать за 2011 год. Ставим период с 01.01.2011 по 31.12.2011
	Данные нужны в разрезе каждого товара (группировка строк) и месяца (группировка колонки)
	Да, дополнительно нужно ограничить склад - только главный. Устанавливаем отбор по складу с типом сравнения «Равно».

Примечание: если в каком-то месяце товары не поступали, этот месяц в результате не выводится. То же самое по товарам - если товар не поступал ни разу за год, он не показывается в отчете.

Пример 2 - Продажи дистрибьюторам

Нам нужно получить список наших а также количество и сумму из покупок в $ (примечание: доллар является нашей управленческой валютой).

Отчет должен иметь следующий вид:

Для получения данной информации мы можем использовать отчет «Продажи».

Вопрос	Ответ
Какие именно данные мы хотим получить из отчета?	Нас интересует количество и сумма продажи. В качестве показателя выберем «Количество», «Сумма продажи в USD».
Нужна ли настройка периода? Отчет будет формироваться за весь период или за какой-то конкретный интервал времени? За какой?	Нет, отчет формируется за весь период.
В каких разрезах нужно получить указанные данные?	Данные нужны в разрезе каждого контрагента, другая детализация не требуется. Сделаем группировку строк - Контрагент.
Нужны ли какие-то другие ограничения?	Нас интересуют только дистрибьюторы. Сделаем отбор по соответствующей группе контрагентов.

Сделаем соответствующие настройки:

Полученный отчет:

Мы довольно подробно рассмотрели настройки отчетов, реализованных на базе СКД. Теперь разберем более тонкие и детальные настройки вариантов отчета. Окно «продвинутых» настроек варианта отчета вызывается по команде «Еще» - «Прочее» - «Изменить вариант отчета».

Окно изменения варианта отчета разделено на две части:

1. Структура отчета.

2. Настройки отчета.

Раздел структуры варианта отчета аналогичен вкладке «Структура» стандартных настроек отчета. Назначение и настройка группировок подробно рассмотрена в ч. 1 статьи.

Таблица структуры варианта отчета, кроме непосредственно колонки с группировками, содержит несколько дополнительных колонок:

Раздел настроек варианта отчета дает пользователю широкие возможности по конфигурированию отчета под свои потребности. Она практически полностью совпадает со стандартными настройками отчета, рассмотренными в ч. 1. Рассмотрим все вкладки раздела и отметим различия.

Раздел настроек состоит из следующих вкладок:

1. Параметры. Содержит параметры СКД, доступные пользователю.

Параметр СКД - некоторое значение, использующееся для получения данных отчета. Это может быть значение условия для отбора или проверки данных, а также вспомогательное значение.

Таблица параметров представлена в формате «Параметр»-«Значение». При необходимости можно менять значения параметров. Нажатие на кнопку «Свойства элемента пользовательских настроек» открывает пользовательские настройки элемента.

В данном окне можно выбрать, будет ли элемент включен в пользовательские настройки (т.е. виден пользователю при настройке отчета), задать представление элемента и режим редактирования (быстрый доступ в шапке отчета, обычный в настройках отчета и недоступный).

Свойства элемента пользовательских настроек также имеют группируемые поля, поля, отборы и элементы условного оформления.

2. Пользовательские поля. Содержит поля, которые формирует сам пользователь на основании данных, выбираемых отчетом.

Пользователь может добавить два вида полей:

• Новое поле выбор…
• Новое поле выражение…

Поля выбора позволяют вычислять значение по заданному условию. Окно редактирования поля выбора содержит заголовок поле и таблицу в которой задается отбор, значение и представление поле. Отбор представляет собой условие, в зависимости от которого будет подставляться нужное значение.

Например, вычислим оценку количества продаж. Будем считать, что, если продано меньше 10 единиц товара, продали мало, а если больше 10 единиц - много. Для этого зададим 2 значения вычисляемого поля: первое будет с отбором «Количество товаров Меньше или равно "10"», второе с отбором «Количество товаров Больше "10"».

Поля выражения позволяют вычислять значение используя произвольные алгоритмы. В них могут использоваться функции языка запросов и встроенного языка программирования 1С. Окно редактирования поля выражения содержит два поля для выражений детальных и итоговых записей. Итоговые записи - это группировки, настроенные в области «Структура отчета», в них необходимо использовать агрегатные функции («Сумма», «Минимум», «Максимум», «Количество»).

Например, вычислим средний процент скидки. Средний процент скидки рассчитывается по формуле: [Сумма продаж без скидки] - [Сумма продаж со скидкой] / [Сумма продаж без скидки]. Необходимо помнить, что сумма продаж без скидки может быть нулевой, поэтому используем оператор ВЫБОР для проверки. Получим следующие выражения:

· Для детальных записей:

Выбор

Когда [Сумма продаж без скидки] = 0

Тогда 0

Иначе [Сумма продаж без скидки] - [Сумма продаж со скидкой] / [Сумма продаж без скидки]

Конец

· Для итоговых записей:

Выбор

Когда Сумма([Сумма продаж без скидки]) = 0

Тогда 0

Иначе Сумма([Сумма продаж без скидки]) - Сумма([Сумма продаж со скидкой]) / Сумма([Сумма продаж без скидки])

Конец

Как было сказано ранее, в выражении итоговых записей используем агрегатную функцию «Сумма».

3. Группируемые поля. Содержит поля, по которым будет группироваться результат варианта отчета. Группируемые поля настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие группируемые поля для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет». Можно добавить поле из результата отчета, пользовательское поле или выбрать авто поле, тогда система подберет поля автоматически. Также данная вкладка позволяет изменять порядок следования группируемых полей.

4. Поля. Содержит поля, которые будут выведены в результат варианта отчета. Поля настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие поля для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет». Можно добавить поле из результата отчета, пользовательское поле или выбрать авто поле, тогда система подберет поля автоматически. Также данная вкладка позволяет изменять порядок следования полей.

Поля можно группировать, чтобы логически выделить какую-либо часть отчета или задать особое расположение колонок. При добавлении группы становится активна колонка «Расположение» и позволяет выбрать один из вариантов расположения:

• Авто - система располагает поля автоматически;
• Горизонтально - поля располагаются горизонтально;
• Вертикально - поля располагаются вертикально;
• В отдельной колонке - поля располагаются в разных колонках;
• Вместе - поля располагаются в одной колонке.

5. Отбор. Содержит отборы, используемые в варианте отчета. Настройка отборов была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Отборы настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие отборы для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».

6. Сортировка. Содержит поля сортировки, используемые в варианте отчета. Настройка полей сортировки была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Сортировка настраиваются отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие поля сортировки для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».

7. Условное оформление. Содержит элементы условного оформления, используемые в варианте отчета. Настройка условного оформления была подробно рассмотрена в части 1 данной статьи. Условное оформление настраивается отдельно для каждой из группировок, но можно задать общие элементы условного оформления для варианта отчета, если выбрать в дереве структуры корень «Отчет».

8. Дополнительные настройки. Содержит дополнительные настройки оформления отчета. Позволяют выбрать общий внешний вид отчета, расположение полей, группировок, реквизитов, ресурсов, итогов, задать настройки диаграммы, управлять выводом заголовка, параметров и отбора, определять позицию ресурсов и закреплять шапку и колонки группировок варианта отчета.

В заключение хотелось бы отметить, что настройки отчета можно не только сохранять в качестве варианта отчета, но и выгружать в файл (меню «Еще» - «Сохранить настройки»). Для загрузки необходимо выбрать «Загрузить настройки» и выбрать сохраненный файл. Таким образом, мы можем передавать настройки варианта отчета между различными базами, имеющими одинаковую конфигурацию.

Исходя из этого, можем резюмировать, что пользователь может не только самостоятельно настроить отчет под свои нужды, но и сохранить свои настройки и использовать их в дальнейшем при необходимости.

Каждый бухгалтер, работающий в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8, версия 2.5 рано или поздно сталкивается с проблемой получения необходимой информации в компактном виде, т.е. в виде отчета. Чаще всего, перебрав все возможные отчеты, входящие в программу по умолчанию, пользователь убеждается, что именно того отчета, который ему нужен тут нет. Первая мысль-какая плохая программа, в ней нет того что так необходимо именно мне. Но согласитесь - сколько людей, столько и мнений как лучше и удобнее скомпоновать ту или иную информацию, как расположить столбцы, как сгруппировать данные.

А на самом деле разработчики позаботились о своих пользователях, внедрив в программу простой механизм настройки отчетов. И если вы потратите немного времени на формирование своего первого отчета, то в дальнейшем будете легко справляться с этой задачей сами, не привлекая дорогостоящих специалистов. Да еще и сможете удивить своих коллег, оказав им помощь в настройке отчетов.
Итак, приступим. Рассмотрим настройку на примере отчета "Анализ начисленных налогов и взносов". Чаше всего клиенты просят нас настроить отчет, в котором можно было бы видеть по каждому сотруднику сколько всего начислено дохода, какой исчислен НДФЛ и все страховые взносы.
Открываем "Анализ начисленных налогов и взносов" и в правом верхнем углу нажимаем на кнопку "Настройка", а на появившейся панели внизу нажимаем на гаечный ключ и заходим в настройку структуры:

В появившемся слева представлены показатели и параметры, которые можно вывести в отчет, справа - настройка самой структуры отчета. Из левой колонки в правую показатели добавить можно с помощью стрелочек или просто перетаскиванием мыши:

Итак, мы хотим сформировать отчет, в котором будут сведения по всем физическим лица. А значит в разделе "Группировка строк" мы удаляем лишние строки и добавляем "Физическое лицо":

Теперь можно поработать с колонками отчета, которые мы хотим видеть, это "Начислено", "НДФЛ исчисленный", "Взносы на ОПС с 2014 года", "Взносы в ФФОМС", "Взносы в ФСС", "Взносы в ФСС от НС". Раскрываем в правой части папки и добавляем нужные нам показатели в раздел "Колонки отчета":

По желанию вы можете добавить в свой отчет и другие показатели. Итак, выбрав все интересующие нас поля попробуем сформировать получившийся отчет:

Вроде все, как мы хотели. Только как то немного не симпатично. Давайте попробуем столбцы "Начислено" и "НДФЛ исчисленный" переставить в начало таблицы. Возвращаемся в настройки отчета:
С помощью синих стрелок поднимем последних два показателя на первое и второе место:

Теперь наш отчет стал выглядеть так:

Уже хорошо. Теперь давайте сгруппируем два последних. Можно группировать столбцы. Например, раньше имело смысл группировать вместе взносы в ФСС, теперь можно сделать группу "Взносы в ИФНС". Вернемся опять в настройки отчета. По кнопке "Добавить группу" создаем папку Взносы в ФНС и захватив левой кнопкой мыши нужные показатели "перетаскиваем" их в эту папку. Получится вот такая структура:

Наш отчет теперь выглядит так. Как видим, три последних столбца объединены в одну общую группу:

Вот такой симпатичный отчет получился. Надо не забыть сохранить его, чтобы в следующий раз он всегда был под рукой. Для этого воспользуемся кнопкой с дискетой в нижнем правом углу окна и выберем вариант "Сохранить как":

Даем название нашему отчету и сохраняем его:

Наш вариант отчета теперь всегда доступен нам среди уже имеющихся в программе:

Ну в принципе все вроде нормально. Дальше уже по желанию и наличию времени можно наводить красоту. Например, заголовок нашего отчета Вычеты НДФЛ можно поменять. Он совсем нам не подходит. Это уже так просто не найти. В окне настройки установим флажок "Расширенная настройка":

И здесь на закладке "Другие настройки" мы можем поменять название нашего отчета:

Ну вот. Теперь у нас получилась вот такой отчет:

При желании можно поменять цветовое оформление отчета. Это делается там же, в других настройках. После всех изменений не забудьте сохранить вариант отчета. Так же по кнопке с дискетой, только теперь просто сохраняем вариант:

Ну в общем потренировавшись вы сможете настраивать любые отчеты в программе сами. Не бойтесь экспериментировать. Точно так же можно настроить любой отчет в программе ЗУП 2.5. Например, отчеты для отдела кадров. Допустим нам надо сформировать список сотрудников с указанием дня рождения. Открываем отчет "Списки сотрудников" и далее действуем точно так же, как мы настраивали взносы:

Получившийся отчет выглядит так:

В принципе, мы получили то, что хотели. Только работать с таким отчетом не очень удобно. Сотрудники расположены по алфавиту, а вот дни рождения в разнобой. А хотелось бы, чтобы дни рождения были по порядку в году. Это тоже легко настроить. В том же окне настройки переходим на закладку "Отбор, сортировка и параметры и настраиваем сортировку по дню рождения по возрастанию:

На первый взгляд непонятно, почему так расположились данные в таблице. Почему сначала майские именинники, а в конце – февральские. Ответ на этот вопрос прост. Потому что отчет мы сформировали 15 марта. Если выбрать дату отчета 01 января, то кадровику работать с отчетом станет очень удобно, так же можно добавить в отчет подсказку о том, является ли данный сотрудник в этом году юбиляром, чтобы в трудовых буднях не пропустить это важное для коллектива событие:

Ну вот и все. Теперь вы знаете, что настраивать отчеты в программе не очень сложно, а даже очень интересно.
Экспериментируйте, удивляйте коллег и начальников. Получайте удовольствие от своей работы и пусть программы 1С вам в этом помогут.
Если у вас остались еще какие то вопросы, то присоединяйтесь в наши группы в соц.сетях, задавайте вопросы и получайте на них ответы наших специалистов.